Archiviazione elettronica

Conservazione sostitutiva

 

Archivio OK – Archiviazione ottica

è il Software per l’archiviazione elettronica dei documenti: si effettua l’archiviazione elettronica ed ottica di documenti di qualsiasi formato e origine (per esempio: Libro Unico del Lavoro, Cud, Cedolini paga, Registri Iva, Libro Giornale, Dichiarazioni Fiscali,  ecc.). Tutti i documenti possono essere archiviati istantaneamente, consultati in qualunque momento e da qualunque postazione di lavoro e rielaborati o distribuiti senza inutile occupazione di spazio.
Creare un archivio elettronico mediante una procedura guidata dove far confluire tutta la documentazione ed associarvi file provenienti da altre applicazioni (e-mail, pdf, word, ecc.), oppure originali acquisiti in formato pdf tramite scanner, permette di ridurre tempi e costi di gestione di ricerca della documentazione stessa, con conseguente maggiore efficienza del personale incaricato e notevoli risparmi in termini di distruzione degli archivi cartacei.

I vantaggi di ArchiviOK sono:

  • riduzione degli spazi dedicati all’archivio;
  • riduzione dei costi di gestione;
  • garanzia di riservatezza, sicurezza e inalterabilità dei documenti ai sensi del D.lgs 196/2003 (Codice della Privacy).

Cosa è possibile archiviare? All’interno del proprio data base, ArchiviOK, può conservare diverse tipologie di documenti, in particolare archiviare:

  • file telematici delle dichiarazioni fiscali e F24 con le relative ricevute (vengono importati direttamente dal tracciato telematico utilizzato per l’invio all’amministrazione finanziaria);
  • file di testo generati tramite una procedura di esportazione dalle procedure Con.Soft.
  • spool di stampa, integrando i dati all’interno di layout elettronici progettati con l’editor grafico professionale;
  • documenti elettronici come e-mail, fax, pdf, doc, xls, ecc.;
  • documenti cartacei tramite acquisizione da scanner.

ArchiviOK – Conservazione sostitutiva

è un modulo aggiuntivo di ArchiviOK  che gestisce il processo di Conservazione Sostitutiva secondo quanto stabilito dalla delibera CNIPA 11/2004 (e successive modificazioni) e dal D.M. 23 gennaio 2004 (e successive modificazioni). Il processo può essere gestito on-site oppure in outsourcing.
La conservazione del documento informatico avviene mediante la sua memorizzazione su un supporto idoneo a garantire la leggibilità nel tempo (per esempio, CD_Rom, DVD, Hard Disk, ecc.). Tale processo termina con l’apposizione sull’insieme dei documenti o sull’impronta dell’archivio, della sottoscrizione elettronica e della marca temporale da parte del Responsabile della conservazione.
Principali vantaggi della Conservazione Sostitutiva.
Economici:
· eliminazione dei costi dei materiali quali carta, buste e bolli;
· eliminazione dei costi di gestione manuale dei documenti (data entry);
· eliminazione dei costi di distribuzione dei documenti;
· riduzione dei costi di gestione delle aree di archivio;
· riduzione dei tempi di ricerca ed esibizione dei documenti.
Logistici
· recupero degli spazi attualmente riservati agli archivi.
Giuridici:
· piena validità probatoria e fiscale dei documenti informatici con l’apposizione della firma digitale e della marca temporale;
· conformità del processo di conservazione alla normativa vigente.
Organizzativi:
· possibilità di gestire elevati volumi di dati;
· accesso distribuito ai documenti da parte di tutte le funzioni aziendali;
· condivisione delle informazioni tra i diversi reparti;
· maggiore efficienza del personale e maggiore produttività;
· riduzione di eccezioni, errori e contestazioni;
· massima garanzia di sicurezza, affidabilità e durabilità;
· elevati standard di sicurezza fisica e logica;
· funzioni di back-up & Disaster Recovery;
· miglioramento dell’immagine in termini di efficienza, modernità, rapidità, disponibilità e organizzazione.
Conservazione Sostitutiva on-site
Le principali caratteristiche sono:
· modulo totalmente integrato in ArchiviOK;
· procedure guidate che aiutano l’utente nel processo di Conservazione Sostitutiva;
· presenza di alert e controlli;
· gestione dei servizi di firma digitale e marca temporale;
· manuale del Responsabile della Conservazione Sostitutiva.
Conservazione Sostitutiva dei documenti in outsourcing
Le principali caratteristiche sono:
· accesso al servizio da ArchiviOK, oppure direttamente dal software di gestione documentale in uso, utilizzando l’apposito modulo di integrazione di ArchiviOK;
· delega delle responsabilità del processo di conservazione dei documenti;
– procedure di controllo, back-up, autodiagnostica gestite centralmente in Disaster Recovery;
· utilizzo dei servizi di firma digitale, marca temporale e posta elettronica certificata compresi nel servizio ed a carico dell’outsourcer.